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Datenschutzerklärung zur Nutzung der Dienste

1. Allgemeines

1.1. Die soulchat.co GmbH, c/o Hans Raffauf, Bethaniendamm 19, 10997 Berlin (im folgenden “Soulchat” genannt) verarbeitet auf Grundlage dieser Erklärung personenbezogenen Daten gemäß den im folgenden beschriebenen Grundsätzen im Rahmen der Erbring ihrer Dienstleistung an den Kunden.

1.2. Ergänzend hierzu regeln die Nutzungsbedingungen unter https://soulchat.co/de/resources/nutzungsbedingungen die Rechte und Pflichten des Nutzers der Dienste von Soulchat und von Soulchat selbst, im Zusammenhang mit den einschlägigen Datenschutzgesetzen, insbesondere im Rahmen der Verarbeitung von Gesundheitsdaten des Nutzers.

1.3. Im Rahmen der Dienstleistung von Soulchat ermöglicht Soulchat dem Nutzer die Kommunikation mit einem von Soulchat bereitgestellten Berater über eine digitale Kommunikationsplattform. Hierbei erbringt Soulchat Hilfe- und Unterstützungsleistungen zur Bewältigung von persönlichen Krisen, Problemen und vergleichbaren psychologischen Themen der Nutzer. Dies kann auch Informationen über die Gesundheit von den Nutzern beinhalten.

1.4. Im Falle von Widersprüchen in den Regelungen der Datenschutzerklärung in deutscher und der in englischer Sprache, gelten vorrangig die Regelungen der Datenschutzerklärung in deutscher Sprache.

2. Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1. Der Dienst Soulchat ist über die digitalen Kommunikationsplattformen WhatsApp und Microsoft Teams erreichbar. Über diese Plattformen können die jeweiligen Nutzer mit den Beratern von Soulchat in Kontakt treten. Soulchat erbringt über seine Berater Hilfe- und Unterstützungsleistungen zur Bewältigung von persönlichen Krisen, Problemen und vergleichbaren psychologischen Themen der Nutzer. Soulchat erhebt und verarbeitet im Rahmen der Diensteerbringung die vom Nutzer übermittelten personenbezogen Daten insbesondere in Bezug auf seinen Gemüts- und Gesundheitszustand oder seine Lebensumstände.

2.2. Soulchat verarbeitet personenbezogene Daten des Nutzers nach Kontaktaufnahme mit Soulchat über die beschriebenen Kanäle. Auf die Kontaktaufnahme hin erhält der Nutzer eine Nachricht, mit der dem Nutzer insbesondere die Datenschutzerklärungen und die Nutzungsbedingungen von Soulchat übermittelt werden. Nach der Bestätigung der Kenntnisnahme und Abgabe entsprechender datenschutzrechtlichen Einwilligungen, kann der Nutzer die Dienste von Soulchat über die jeweilige Kommunikationsplattform gemäß den Bedingungen der Nutzungsbedingungen in Anspruch nehmen.

3. Datenverarbeitungsvorgänge

3.1. Registrierung bzw. erstmalige Anmeldung

Mit der erstmaligen Nutzung der Dienste werden im Rahmen des erstmaligen Kontaktes des Nutzers bestimmte Daten ggf. automatisch bzw. auf Anfrage erhoben. Hierzu gehören:

  • Handynummer (bei Kommunikation über WhatsApp)

  • Eindeutige Identifizierungskennung (bei Kommunikation über Teams)

  • Datum und Uhrzeit der Anfrage

  • Inhalt der Anforderung

Diese Daten werden automatisch mit der Kontaktaufnahme an Soulchat übermittelt, um den Dienst und die damit verbundenen Funktionen zur Verfügung zu stellen. Diese Datenverarbeitung ist für die Erfüllung des Vertrags über den Dienst Soulchat gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO erforderlich.

3.2. Ausgetauschte Daten während der Inanspruchnahme des Dienstes

3.2.1. Wenn der Nutzer Soulchat aktiv nutzt, damit die Berater seitens Soulchat die Hilfe- und Unterstützungsleistungen zur Bewältigung von persönlichen Krisen, Problemen und vergleichbaren psychologischen Themen erbringen können, werden im Rahmen der Gesprächsverläufe weitere persönliche Informationen über den Nutzer erhoben, die dieser Soulchat freiwillig mitteilt (Gesprächsinhalte). Diese Informationen werden von Soulchat genutzt, um die Hilfe- und Unterstützungsleistungen von Soulchat zu erbringen

Die Verarbeitung dieser Daten ist somit für die Erfüllung Dienstes gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO erforderlich, soweit diese Daten zur Verfügung gestellt werden.

3.2.2. Soweit ein Live-Online-Coaching aufgezeichnet werden soll, werden wir die gesetzlichen Vorgaben für eine rechtmäßige Datenverarbeitung einhalten und insbesondere Ihre Zustimmung vor einer Aufzeichnung einholen. Für die Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung unserer Live-Online-Coaching werden wir ggf. auch die gestellten Fragen der Nutzer verarbeiten.

3.2.3. Im Rahmen der Nutzung von Soulchat kann es vorkommen, dass der Nutzer auch freiwillig Informationen mitteilt, die seinen Gesundheitszustand oder seine Sexualität betreffen, z.B. Angaben über bereits diagnostizierte körperliche oder seelische Krankheiten oder Symptome, die auf solche Krankheiten schließen lassen, sog. sensible personenbezogene Daten.

Diese sensiblen personenbezogenen Daten werden von Soulchat genutzt, um die Hilfe- und Unterstützungsleistungen von Soulchat zu erbringen. Die Nutzung solcher Daten erfolgt jedoch nicht ohne die explizite Einwilligung des Nutzers verwendet.

Die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten, wie Gesundheitsinforationen erfolgt auf Basis einer Einwilligung des Nutzers gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO. Die konkret abgegebene Einwilligung wird am Ende dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführt.

3.2.4 Während der Inanspruchnahme der Leistung von Soulchat über die jeweilige Kommunikationsplattform fallen darüber hinaus Nutzungsinformationen für die jeweiligen Kommunikationsvorgänge mit Soulchat an. Hierbei handelt es sich um die in Ziffer 3.1 genannten Informationen. Diese Daten werden automatisch mit der Inanspruchnahme des Dienstes an Soulchat übermittelt, um den Dienst und die damit verbundenen Funktionen zur Verfügung zu stellen. Diese Datenverarbeitung ist für die Erfüllung des Vertrags über den Dienste Soulchat gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO erforderlich.

3.3. Analysezwecke und Verbesserung des Angebotes

3.3.1. Um die Funktionen und Leistungsmerkmale von Soulchat zu verbessern und um Missbrauch sowie Fehlfunktionen vorzubeugen und zu beseitigen. Nutzt Soulchat die in Ziffer 3.1 Und 3.2 beschriebenen personenbezogenen Daten. Soulchat hat ein berechtigtes Interesse daran die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb seiensseines Dienstes zu gewährleisten und einen markt- und interessengerechten Dienst anbieten zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Sensible persönliche daten werden hierfür nur anonymisiert oder im Rahmen einer expliziten Einwilligung nach Art 9 Abs.2 lit.a) DS-GVO genutzt.

3.3.2 Soulchat erstellt aus anonymisierten Informationen, aus denen kein Rückschluss auf den individuellen Nutzer möglich ist aggregierte Gruppenanalysen, über die statistische Informationen und Auswertungen erstellt werden können. Solche Informationen werden auch genutzt, um z.B. die Dienstenutzung gegenüber Dritten belegen zu können, die für Nutzung des Dienstes die Kosten übernehmen, also z.B. Arbeitgebern. Solchen Dritten ist zu keinem Zeitpunkt ein Rückschluss auf einen individuellen Nutzer möglich.

3.4. Forschungszwecke

Soulchat kooperiert von Zeit zu Zeit mit Forschungspartner und stellt diesen im Rahmen besonderer Projekte auch anonymisierte Informationen an medizinische Einrichtungen für Forschungszwecke zur Verfügung. Ein Rückschluss auf die konkrete Person des Nutzers ist hierbei nicht möglich, da alle Identifikationsinformationen des Kunden von Soulchat vor einer solchen Weitergabe entfernt werden. Rechtsgrundlage hierfür ist § 27 BDSG.

3.5. Wenn Soulchat von Behörden oder im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten dazu aufgefordert wird, Informationen an Behörden, Gerichte oder andere Dritte zu übermitteln, kommt Soulchat dieser Aufforderung nach, soweit sie dazu rechtlich verpflichtet sind. Die Rechtsgrundlage für eine solche Herausgaben von personenbezogenen Daten ist Art 6 Abs.1 lit c DS-GVO.

4. Schutz personenbezogener Daten von Kindern

Die Produkte und Dienste sind nicht für die Vermarktung an Kinder unter 16 Jahren vorgesehen. Soulchat erfasst oder speichert wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren.

Bestimmte Produkte und -Dienste sind jedoch möglicherweise für die Verwendung durch Kinder geeignet. Kinder, also alle Personen das Angebot nutzen und 15 Jahre oder jünger sind, müssen die Zustimmung ihrer Eltern einholen, bevor sie das Angebot der Soulchat nutzen können. Wenn Eltern bemerken, dass ihr Kind ohne ihre Zustimmung personenbezogene Daten uns gegenüber angegeben hat, haben sie uns aufzufordern, diese personenbezogenen Daten zu löschen und das Konto des Kindes aufzulösen, indem sie eine E-Mail an die Adresse hi@soulchat.co senden. Soweit Soulchat registriert, dass personenbezogene Daten von einem Kind unter 16 Jahren erfasst wurden, werden die erforderlichen Schritte unternommen, um entweder die Zustimmung der Eltern für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Kindes einzuholen oder um diese personenbezogenen Daten zu löschen und das Konto des Kindes aufzulösen.

5. Speicherort der Daten

Für die Speicherung der Daten verwendet Soulchat einen Dienstleister mit physischem Serverstandort in Frankfurt, Deutschland. Dieser Dienstleister ist die Digital Ocean Inc. mit Sitz in den USA

Sofern zur Nutzung des Dienstes bestimmte Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams oder WhatsApp genutzt werden erfolgt eine Verarbeitung dieser Daten auch auf den Servern dieser Kommunikationsplattformen. Der Standort dieser Server befindet sich in der Regel in den USA, für Microsoft Teams kann ein Verarbeitungsstandort in Deutschland gewählt werden, wodurch ein Zugriff auf die Daten des Nutzers von außerhalb der EU jedoch nicht vollständig ausgeschlossen werden kann.

6. An der Datenverarbeitung beteiligte Drittunternehmen

6.1. Für bestimmte die Bereitstellung der Dienste insbesondere der Kommunikation mit dem Nutzer werden folgende Unternehmen als Dienstleister eingesetzt:

  • WhatsApp Ireland Ltd.., eine Firma mit Sitz in Irland (WhatsApp)

  • Microsoft Inc. eine Firma mit Sitz in USA (Microsoft Teams)

  • Zoom Video Communications, Inc., mit Sitz in den USA (Zoom).

Wenn eine App oder eine Software von anderen Anbietern genutzt wird, kann es sein, dass diese Anbieter personenbezogenen Daten an weitere Dritte übermitteln. Bitte lesen Sie hier die Datenschutzrichtlinien der anderen Anbieter, bevor die App genutzt wird.

6.2. Soulchat nutzt im Rahmen der unter Ziffer 3 beschriebenen Zwecke Partnerunternehmen, die im Auftrag von Soulchat personenbezogene Daten verarbeiten. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um die folgenden Unternehmen:

  • Twilio (https://twilio.com) mit Sitz in den USA für die WhatsApp-Integration

  • DigitalOcean (https://digitalocean.com)mit Sitz in den USA als Datenbankhoster

  • Notion (https://notion.so) mit Sitz in den USA zur internen Kommunikation

  • Count (https://count.co) mit Sitz in den USA, zur Auswertung der Datensätze, konkret zur Erstellung und Nutzung aggregierter Statistiken und Graphiken

  • Calendly (https://calendly.com/privacy) - Calendly LLC stellt diesen Dienst bereit und hat seinen Unternehmenssitz in den USA. Zur einfachen, schnellen und unkomplizierten Terminvereinbarung setzen wir das Tool „Calendly“ ein. Insbesondere unsere Online-Live-Coachings können über „Calendly“ angewählt und gebucht werden.

Eine vollständige Liste der eingesetzten Auftragsverarbeiter kann unter hi@soulchat.co erfragt werden.

Eine Datenübermittlung personenbezogener Daten des Nutzers an Dritte findet nicht ohne die Zustimmung des Nutzers statt, es sei denn eine solche Übermittlung ist gesetzlich gestattet. Wenn Auftragsverarbeiter, wie Cloudanbieter und andere Dienstleister eingesetzt werden und an diese personenbezogenen Daten weitergeleitet werden, werden diese sorgfältig ausgewählt. Es werden zum Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung an gesetzlich einschlägigen Vorgaben geschlossen, diese werden im Rahmen der geltenden Vorschriften überwacht und instruiert.

Die eingesetzten Dienstleister haben entweder Ihren Sitz in der EU oder in einem Land, in dem die EU ein ausreichendes Datenschutzniveau festgestellt hat. Firmen aus den USA, erfüllen die Anforderungen an ein ausreichendes Datenschutzniveau durch die Vereinbarung von Standardvertragsklauseln nach Vorgaben der DSGVO.

Soweit für die Nutzung von Soulchat Dritte genutzt werden, die ihren Sitz außerhalb der EU haben oder Daten außerhalb der EU verarbeiten, also insbesondere die genutzten Kommunikationsplattformen WhatsApp, und Microsoft Teams und Zoom, erklärt der Nutzer seine Einwilligung für eine solchen Datentransfer außerhalb der EU. Die konkret abgegebene Einwilligung wird am Ende dieser Datenschutzrichtlinie aufgeführt.

7. Speicherdauer

Die bei Soulchat gespeicherten personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck, für den sie erfasst wurden, nicht mehr benötigt werden und Soulchat nicht aufgrund rechtlicher Pflichten zur längeren Aufbewahrung verpflichtet ist. In der Regel werden die personenbezogenen Daten des Nutzers mit dem Wunsch zur Beendigung der Dienstenutzung gelöscht, sofern nicht andere Zwecke, wie Abrechnungszwecke, eine weitere Speicherung erforderlich machen. In diesem Fall werden die Daten erst nach Beendigung des Zweckes gelöscht.

8. Rechte in Bezug auf die Datenverarbeitung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt grundsätzlich nicht zum Einsatz.

Der Nutzer kann jederzeit Auskunft, über die von Soulchat verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen sowie deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Er kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen und die Übertragung der personenbezogenen Daten auf ihn selbst oder einen Dritten verlangen. Sofern der Nutzer der Soulchat für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eine Einwilligung erteilt hat, kann dieser die Einwilligung jederzeit widerrufen. Dabei bleibt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung unberührt. Der Widerruf ist per E-Mail oder schriftlich möglich und an die unten mitgeteilte Adresse zu richten. Nach dem Widerruf können personenbezogene Daten weiterverarbeitet werden, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Für Beschwerden ist der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit als Aufsichtsbehörde zuständig.

9. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die

Soulchat GmbH i.G.

c/o Hans Raffauf

Bethaniendamm 19

10997 Berlin

EMail: hi@soulchat.co

Geschäftsführer Hans Raffauf

Mit Fragen zum Datenschutzrecht sich an den Datenschutzbeauftragten unter der folgenden E-Mail-Adresse gewandt werden:

hi@soulchat.com

10. Umfang der Datenverarbeitungseinwilligung

Einwilligung

Mit der Nutzung des Angebots der Soulchat willigst Du darin ein, dass Soulchat Deine personenbezogenen Daten, insbesondere auch sensible Informationen über deine Gesundheit oder dein Sexualleben zur Bereitstellung seiner Dienstleistung und der Produkte verarbeiten und nutzen und auf dieser Basis Auswertungen, Empfehlungen und Therapieempfehlungen erstellen darf.

Du willigst auch darin ein, dass Soulchat Deine personenbezogenen Informationen für die Übermittlung an Dritte verarbeiten und nutzen mit WhatsApp, Zoom, Calendly und Microsoft Teams in die USA übermittelt und dort gespeichert werden.

Mit der Nutzung des Angebots des Soulchat willigst du ein, dass diese und ihre oben genannten Partner personenbezogene Daten zum Zwecke der Verbesserung der Inhalte und der Nutzbarkeit von Soulchat verwenden dürfen.

Widerruf der Einwilligung

Sofern Du uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten insbesondere zur Verarbeitung der oben beschrieben besonderen personenbezogenen Daten erteilt hast, erfolgt dies freiwillig. Die Einwilligung kann von Dir jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Sofern Du das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet hast, ist für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten die Einwilligung von der Zustimmung Deiner Eltern oder sonstigen Sorgeberechtigten abhängig. Um Dein Widerrufsrecht auszuüben, musst Du der Hans.co GmbH., Bethaniendamm 19, 10997 Berlin, E-Mail: hi@soulchat.co mittels durch eine eindeutige Erklärung (z.B. ein mit der Post versandter Brief oder E-Mail) Deinen Entschluss, Deine Einwilligung zu widerrufen, mitteilen. Machst Du von dieser Möglichkeit Gebrauch, so wird Dir unverzüglich (z.B. per E-Mail) eine Bestätigung über den Eingang eines solchen Widerrufs übermittelt.

Folgen des Widerrufs

Bei einem Widerruf bleibt die bis dahin erfolgte Verarbeitung Deiner Daten rechtmäßig. Nach dem Widerruf können Deine personenbezogenen Daten weiterverarbeitet werden, soweit dies rechtlich zulässig ist, z.B. für Rechnungen oder im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder bei Rechtsstreiten vor Gerichten oder Behörden.