Herausfordernde Gespräche meistern: So kannst du dein Anliegen platzieren
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Dir steht ein schwieriges Gespräch bevor und dir gehen vielleicht ähnliche Gedanken wie die folgenden durch den Kopf:
Wie finde ich die richtigen Worte für mein Anliegen?
Wird mein:e Gesprächspartner:in verstehen, um was es mir wirklich geht und auf mich eingehen?
Wie schaffe ich es, das auszusprechen, worum es mir wirklich geht, ohne die Gefühle meines Gegenübers zu verletzen oder Widerstand zu erzeugen?
Unabhängig davon, welche Gedanken dir genau durch den Kopf gehen, kann es sinnvoll sein, dir einen Moment Zeit zu nehmen, um dich auf ein herausforderndes Gespräch vorzubereiten. Dabei solltest du dir bewusst machen, dass es bei einem Gespräch immer einen Sender und einen Empfänger gibt und der Empfänger der Botschaft nicht automatisch das versteht, was der Sender gerne ausdrücken möchte. Eine Botschaft kann auf viele verschiedene Arten interpretiert und verstanden werden und die unterschiedlichsten Gedanken und Gefühle in unserem Gegenüber auslösen. Berücksichtigst du ein paar grundlegende Regeln der Kommunikation und bereitest dich unter Berücksichtigung dieser auf das Gespräch vor, kannst du dafür sorgen, dass die Botschaft, welche du vermitteln möchtest, mit größerer Wahrscheinlichkeit in deinem Sinne verstanden wird.
Der folgende Teil des Artikels enthält Vorschläge zur Vorbereitung eines herausfordernden Gesprächs. Gerne möchten wir dich dazu einladen, die Vorschläge auszuprobieren und zu schauen, ob sie sich für dich passend und nützlich anfühlen.
Schritt 1: Setting
Welcher Zeitpunkt ist gut für das Gespräch geeignet?
Vereinbare einen festen Gesprächstermin, um Unterbrechungen und Zeitdruck zu vermeiden sowie deine:n Gesprächspartner:in nicht zu überrumpeln.
An welchem Ort könnt ihr in Ruhe und offen miteinander sprechen?
Wer sollte alles an dem Gespräch teilnehmen?
Falls das Gesprächsthema mehrere Personen betrifft, ist es sinnvoll, offen mit allen Beteiligten darüber zu sprechen. In manchen Fällen kann es jedoch auch sinnvoll sein, erst Einzelgespräche zu führen und in einem späteren Schritt mit allen Personen gemeinsam in ein Gespräch zu gehen.
Schritt 2: Anliegen und Ziel des Gesprächs
Was ist dein Anliegen für das Gespräch? Welches Ziel verfolgst du mit dem Gespräch?
Natürlich weißt du bereits, warum du das Gespräch führen möchtest, sonst würdest du dich nicht darauf vorbereiten wollen. Es ist jedoch sinnvoll, einmal ganz klar zu formulieren, was das Anliegen und Ziel des Gesprächs ist, damit du dieses während des Gesprächs richtig adressieren kannst und nicht aus den Augen verlierst.
Schritt 3: Dein Anliegen richtig kommunizieren
An diesem Punkt ist es wichtig, dein Anliegen in drei Bereiche aufzuteilen, um deinem gegenüber auf respektvolle und wertschätzende Art und Weise mitzuteilen, um was es dir in dem Gespräch geht. Halte dich dabei an die folgende Reihenfolge der 3 W’s:
Bereich 1: Wahrnehmung
Was hast du wahrgenommen? Beschreibe sachlich die entsprechende Situation.
Zum Beispiel: “Ich habe wahrgenommen, dass du in den letzten vier Besprechungen jedesmal ungefähr 10 Minuten zu spät kamst.”
Wichtig: Bleibe bei den Tatsachen. Waren es wirklich 10 Minuten oder eigentlich nur 2? Vermeide an dieser Stelle verallgemeinernde Wörter wie “immer” oder “nie”, da sie meist nicht der Wahrheit entsprechen und mehr über deine Gefühle bezüglich der Situation aussagen, als Tatsachen darstellen.
Bereich 2: Wirkung
Welche Wirkung hat die Situation auf dich? Welche Gedanken und Gefühle löst sie in dir aus?
Zum Beispiel: “Ich mache mir Gedanken, ob es einen bestimmten Grund hat, dass du zu spät kamst und wenn ich ehrlich bin, fühle ich mich deshalb leicht verärgert.”
Wichtig: Kommuniziere in Ich-Botschaften. Es sind deine Gedanken und deine Gefühle. Deine Gedanken und Gefühle haben ihre Berechtigung und dürfen da sein und ausgesprochen werden. Damit du dein Gegenüber nicht verletzt/angreifst und Widerstand erzeugst, ist es wichtig, dass du klar formulierst, was die Wahrnehmung in dir auslöst.
Negativbeispiel: “Es ist ärgerlich, dass du zu spät zu den Besprechungen kommst.”
Erstens bewertest du die Situation mit dieser Formulierung und zweitens sprichst du aus einer allgemeinen Perspektive heraus. Warum es so wichtig ist, in deiner Formulierung bei deiner Perspektive zu bleiben, zeigt dir Bereich 3.
Bereich 3: Wunsch
Was wünschst du dir von deinem Gegenüber? Welches Bedürfnis steckt hinter deinem Gefühl? Was brauchst du, damit dein Bedürfnis befriedigt wird?
Zum Beispiel: “Es ist mir wichtig, dass wir alle respektvoll mit den Ressourcen und der Zeit unserer Teammitglieder umgehen. Pünktlich zu sein bringt für mich diesen Respekt zum Ausdruck. Ich wünsche mir deshalb, dass du in Zukunft pünktlich zu den Besprechungen kommst.”
Wichtig: Reflektiere an dieser Stelle, ob dein Gegenüber überhaupt etwas dazu beitragen kann, dass dein Bedürfnis befriedigt wird. Manchmal erwarten wir von unserem Gegenüber eine Lösung, obwohl er/sie gar nichts mit unserem verletzten Bedürfnis zu tun hat. Falls dem so ist, ist es wichtig, dass du sozusagen mit dir selbst in ein Gespräch gehst und herausfindest, was du gerade brauchst, um dich besser zu fühlen und dein Bedürfnis befriedigen zu können.
Schritt 4: Dein Gegenüber zu Wort kommen lassen und zuhören
Nachdem du deine Wahrnehmung, die Wirkung und deinen Wunsch an dein Gegenüber herangetragen hast, ist es wichtig, dass du auch deinem Gegenüber Raum gibst, zu Wort zu kommen.
Du kannst sie/ihn beispielsweise mit diesen Fragen dazu einladen, auf dein Gesagtes zu antworten: “Wie hört sich das für dich an?”, “Wie geht es dir mit dem, was ich gerade gesagt habe?”.
Wichtig: Unterbreche dein Gegenüber nicht und entkräfte auch nicht seine/ihre Aussagen. Auch dein Gegenüber hat seine/ihre eigene Wahrnehmung, seine/ihre eigenen Gefühle und Bedürfnisse.
Schritt 5: Unterstützung bei der Lösungsfindung signalisieren
Falls es deinem Gegenüber schwerfallen sollte, deinen Wunsch/dein Bedürfnis zu erfüllen, so hat dies eine Ursache. Damit ihr beide zufrieden aus dem Gespräch herausgeht und dein Wunsch in Zukunft tatsächlich erfüllt werden kann, ist es wichtig, dass du dein Gegenüber bei der Lösungsfindung unterstützt. Dafür kannst du beispielsweise folgende Fragen stellen: “Was bräuchtest du, um meine Bitte umsetzen zu können?”, “Wie kann ich (oder dein Team) dich dabei unterstützen?”.
Abschließend empfehle ich dir zu den fünf genannten Schritten einmal ganz in Ruhe Notizen zu machen. Zu Beginn ist es gar nicht so leicht, nach bestimmten Regeln zu kommunizieren. Nach ein paar Gesprächen wird es dir jedoch immer leichter fallen und sich ganz natürlich anfühlen. Alles Gute für dein Gespräch!
Autorin: Anna Seger